Privacyverklaring – ON. Step Ahead.

Laatst bijgewerkt: 08/11/2025

Bij ON. Step Ahead. vinden wij het belangrijk dat jouw persoonsgegevens veilig en zorgvuldig worden verwerkt. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en hoe we daarmee omgaan. Deze privacyverklaring vormt een toelichting op hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Aan deze verklaring kunnen geen zelfstandige rechten worden ontleend. De juridische afspraken zijn vastgelegd in de geaccordeerde offerte en de algemene voorwaarden.

Wie wij zijn

ON. Step Ahead.
E-mail: [email protected]
Website: www.onstepahead.nl
KvK-nummer: 98505025

ON. Step Ahead is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Welke gegevens we verzamelen

Wij verwerken alleen gegevens die je zelf aan ons verstrekt of die automatisch worden verzameld bij gebruik van onze website of diensten.

Dit kan gaan om:

Naam
E-mailadres
Telefoonnummer
Bedrijfsnaam
Eventuele informatie die je zelf invult in ons contactformulier of bij het aanvragen van een demo
Technische gegevens (zoals IP-adres en browserinstellingen)
Factuur- en betalingsgegevens
Accountgegevens zoals gebruikersnamen, systeeminstellingen en loggegevens
Communicatiegegevens (zoals e-mails of supportverzoeken)

In het kader van onze diensten kunnen wij namens klanten persoonsgegevens verwerken van hun eindklanten, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, afspraakgegevens en communicatiegeschiedenis binnen CRM- en automatiseringssystemen.

Waarom we deze gegevens gebruiken

We gebruiken je gegevens voor:

Het beantwoorden van je vraag of verzoek
Het opstellen en verzenden van offertes
Het plannen en bevestigen van afspraken
Het uitvoeren van onze diensten
Het versturen van serviceberichten (zoals herinneringen of bevestigingen)
Het versturen van marketingberichten (alleen met jouw toestemming)
Het verbeteren van onze website en dienstverlening
Het technisch faciliteren van e-mailautomatiseringen, afspraken, reviewverzoeken en CRM-functionaliteiten namens onze klanten.

Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

Jouw toestemming
De uitvoering van een overeenkomst
Een wettelijke verplichting
Ons gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld voor het verbeteren van onze dienstverlening)

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken namens onze klanten, gebeurt dit in onze rol als verwerker, op basis van de overeenkomst en de daarbij behorende algemene voorwaarden. Waar wettelijk vereist worden aanvullende afspraken gemaakt.

Onze rol bij gegevensverwerking

Voor persoonsgegevens van onze eigen klanten treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke.

Voor persoonsgegevens die wij verwerken namens onze klanten, zoals gegevens van hun eindklanten in CRM-systemen, e-mailautomatiseringen of boekingssystemen, treden wij op als verwerker.

In deze gevallen verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de klant en volgens de gemaakte afspraken.

Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.

Gegevens die nodig zijn voor administratieve of fiscale verplichtingen bewaren wij conform de wettelijke bewaartermijnen.

Gegevens die wij verwerken namens klanten worden bewaard zolang de overeenkomst loopt of zolang de klant dit vereist.

Account- en dienstgerelateerde gegevens worden bewaard zolang de overeenkomst loopt en tot maximaal twaalf (12) maanden na beëindiging van de overeenkomst, tenzij gegevens eerder moeten worden verwijderd op verzoek van de klant of op grond van wettelijke verplichtingen.

Verwerking van gegevens binnen onze systemen

Wij verwerken persoonsgegevens binnen onze eigen systemen en platformen die wij inzetten voor websitehosting, CRM, e-mailautomatisering, afsprakenbeheer en reviewsystemen.

Voor het technisch mogelijk maken van deze diensten maken wij gebruik van onderliggende software- en cloudinfrastructuur van derden. Deze partijen hebben geen zelfstandige toegang tot persoonsgegevens en verwerken gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen wij voor passende waarborgen conform de AVG, zoals standaardcontractbepalingen.

Waar vereist sluiten wij verwerkersovereenkomsten of maken wij gebruik van passende contractuele waarborgen conform de geldende privacywetgeving.

ON. Step Ahead is niet verantwoordelijk voor wijzigingen, storingen of dataverwerking door externe softwareleveranciers waarvan gebruik wordt gemaakt, voor zover dit buiten haar directe invloed ligt.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik.

Deze maatregelen omvatten onder andere beveiligde verbindingen, toegangsbeperkingen, interne autorisatiestructuren en het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot bevoegde personen.

E-mail en reviewdiensten

Bij het uitvoeren van e-mailautomatiseringen en reviewverzoeken handelen wij in opdracht van onze klanten. Klanten zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud van berichten, het verkrijgen van geldige toestemming van ontvangers en het naleven van toepasselijke wet- en regelgeving.

Bij reviewverzoeken maken wij gebruik van externe reviewplatforms. Wij hebben geen invloed op de plaatsing, beoordeling of verwijdering van reviews door deze platforms.

ON. Step Ahead is niet verantwoordelijk voor claims, boetes of schade voortvloeiend uit het onrechtmatig gebruik van e-mail-, SMS- of reviewfunctionaliteiten door de klant.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

Inzage te krijgen in de gegevens die wij van jou verwerken
Gegevens te laten corrigeren of verwijderen
Bezwaar te maken tegen verwerking
Je toestemming in te trekken
Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Wil je gebruikmaken van deze rechten? Neem dan contact met ons op via [email protected]. Wij reageren uiterlijk binnen één (1) maand op verzoeken, conform de geldende privacywetgeving.

Voor verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens die wij namens klanten verwerken, verwijzen wij je door naar de betreffende klant als verwerkingsverantwoordelijke.